Como cadastrar clientes no Superlógica

Visão geral

O cadastro de clientes centraliza as informações pessoais, fiscais e financeiras necessárias para a emissão de cobranças, geração de notas fiscais e envio de comunicações automáticas. O recurso permite o registro individual com busca automatizada ou a carga massiva de dados via arquivo, além de possibilitar a organização dos cadastros em grupos para aplicação de ações operacionais conjuntas.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo para cadastrar novos clientes individualmente, importar uma base de clientes via planilha (.XLS ou .CSV), organizar cadastros em grupos, parametrizar dados de retenção e nota fiscal ou aplicar ações em lote como congelamento, alteração de vencimento e envio de e-mails.

Sintoma ou cenário

Necessidade de registrar novos contratantes na plataforma, atualizar a base de contatos, importar múltiplos clientes simultaneamente durante a implantação do sistema ou ajustar preferências de faturamento e notificação de clientes existentes.

Benefício para o usuário ou operação

Agilidade no preenchimento cadastral com busca automática de razão social via CNPJ/CPF e preenchimento de logradouro via CEP;
Carga massiva por importação de arquivos nos formatos .XLS e .CSV com acompanhamento de inconsistências na tela de processamentos;
Segmentação de clientes por grupos operacionais para facilidade de filtragem e isenção da régua de cobrança;
Vínculo imediato de plano de assinatura, parcelamento e cupom de desconto no ato do cadastro individual;
Execução de ações operacionais em massa, como alteração de dia de vencimento, troca de forma de pagamento e congelamento de contas.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Clientes e selecione a opção Clientes.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão para alteração de clientes (1071 - Clientes - Alteração) ou acesso administrativo (1000 - Acesso Administrativo).
Recursos Sistêmicos: Módulo de clientes habilitado no sistema.
Insumos e Dados Técnicos: Dados cadastrais do cliente (Nome/Razão Social, CNPJ/CPF, e-mail, telefone, CEP e dia de vencimento) ou arquivo formatado em .XLS ou .CSV seguindo o modelo padrão para importação em lote.

Causas prováveis

Entrada de novos assinantes na carteira, migração de dados de sistemas legados, necessidade de atualização cadastral periódica ou adequação fiscal de clientes para emissão de notas com retenção de impostos.

Como fazer ou corrigir

O cadastro de clientes é a estrutura primária para a geração de cobranças e emissão de notas fiscais. O sistema aceita o registro individual com preenchimento automatizado por documento/CEP ou a carga massiva de dados via planilha.

Para cadastrar um cliente individualmente:

Acesse o menu Clientes e clique em Clientes.
Clique no botão Novo cliente e selecione a opção Apenas um cliente.
Informe um CNPJ ou CPF válido e digite os caracteres da imagem de confirmação para carregar os dados automaticamente, ou clique em Próximo para preencher os dados manualmente.
Preencha as informações do cliente nas abas disponíveis:
- Contato e Celular: informe os canais de comunicação principais;
- Vencimento: defina o dia padrão para a geração das cobranças recorrentes;
- Identificador: (Opcional) insira a nomenclatura ou código utilizado para integrar com outros sistemas;
- Endereço: informe o CEP para carregar o logradouro e complemente com número e complemento;
- Endereço de entregas: marque a opção caso seja o mesmo endereço de cobrança (informando ponto de referência) ou desmarque para preencher um endereço diferente;
- Sacador/Avalista: informe o nome e CNPJ/CPF do responsável legal pela cobrança, se aplicável;
- Nota fiscal: preencha as informações fiscais, como o campo Suframa (para clientes na Zona Franca de Manaus) ou CEI (para pessoas físicas equiparadas a empresas);
- Retenção de impostos: defina a alíquota de ISSQN para cálculo dos tributos na cobrança;
(Opcional) Para vincular um plano no cadastro: selecione o Plano, informe o número de Parcelas, o valor Total, o Cupom de desconto e marque se deseja Notificar a contratação ou Não notificar o primeiro pagamento.
(Opcional) Na aba Mais opções, informe a Data de cadastro e marque Não notificar na régua de cobrança caso o cliente não deva receber e-mails automáticos de cobrança.
(Opcional) Marque as opções de controle: Este cliente também é um fornecedor (para ativar o cadastro no menu Despesas), Não congelar ou desativar cliente de forma automática (para impedir a suspensão automática por inadimplência) ou Entidade pública.
Conclua o preenchimento para salvar o registro.

Para cadastrar um grupo de clientes:

Na tela principal de Clientes, clique no ícone de Grupos.
Informe o Nome do grupo.
(Opcional) Marque a opção Não notificar na régua de cobrança para isentar todos os integrantes do grupo dos e-mails automáticos.
Salve o cadastro do grupo.

Para cadastrar vários clientes simultaneamente (Importação em lote):

Acesse o menu Clientes > Clientes, clique em Novo cliente e selecione Vários clientes.
Escolha o método de importação:
- Planilha virtual: selecione os campos desejados, clique em Visualizar planilha, insira os dados dos clientes nas colunas e clique em Cadastrar clientes;
- Arquivo (.XLS ou .CSV): clique em Cadastrar via arquivo, baixe o modelo de exemplo disponibilizado pelo sistema (.XLS ou .CSV), preencha os dados conforme as especificações da tela e faça o envio do arquivo.
Após a submissão, acompanhe o processamento na tela de Processamentos. Se houver registros com erro, corrija as inconsistências na planilha e refaça o envio.

Para aplicar ações em lote ou utilizar filtros na listagem:

Filtros: utilize o botão Mais no topo da tela para filtrar por Clientes sem recorrência, Clientes com recorrência e Clientes sem bloqueio automático, ou utilize os filtros laterais por status (Ativos, Congelados, Desativados), Dia de vencimento, Tipo de pessoa (Física/Jurídica) e Grupos.
Ações no rodapé: selecione os clientes desejados utilizando as caixas de seleção e escolha uma das ações: Alterar vencimento, Enviar e-mail, Desativar, ou acesse o botão Mais para Congelar, Enviar carta, Alterar forma de pagamento, Adicionar ao grupo, Remover do grupo ou Enviar e-mail de atualização cadastral.

Para definir regras globais de cadastro (Configurações no ícone de engrenagem):

No menu superior direito, clique no ícone de engrenagem.
Defina as preferências operacionais:
- Preencher identificador com ID do cliente: atribui o ID gerado pelo sistema no campo identificador caso esteja em branco;
- Não permitir cadastrar clientes com um documento já existente: bloqueia duplicidade de CNPJ/CPF;
- Ao criar novo cliente, não marcar automaticamente campos de retenção de impostos: mantém os campos de retenção desmarcados por padrão;
- Reter impostos federais pelo checkout: ativa a retenção de tributos federais durante o checkout.
Salve as definições.

Resultado esperado

O cliente é registrado no sistema com seus dados pessoais, fiscais e financeiros atualizados, ficando disponível na listagem geral para vinculação de cobranças, emissão de notas fiscais e participação nas réguas de notificação.

Quando escalar

Escale o atendimento caso a planilha de importação em lote retorne erros persistentes na tela de processamentos após a correção dos dados, se a busca automática por CNPJ/CPF não retornar os dados cadastrais ou se a alteração em lote não for aplicada aos cadastros selecionados.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
CPF ou CNPJ do cliente afetado (ou lista de documentos em caso de lote);
Arquivo utilizado na importação (.XLS ou .CSV) em caso de falha no carregamento em massa;
Captura de tela (print) da mensagem de erro exibida na tela de processamentos ou no formulário cadastral.

Regras importantes / Observações

A busca automática de dados cadastrais por CNPJ/CPF exige o preenchimento correto do código captcha exibido na tela;
A opção Não congelar ou desativar cliente de forma automática sobrepõe-se às regras globais de inadimplência, mantendo o cliente ativo mesmo com títulos em atraso;
Ao marcar a opção Este cliente também é um fornecedor, o sistema espelha o cadastro para o módulo de Despesas, permitindo o registro de contas a pagar para a mesma entidade;
A opção Congelar suspende temporariamente os produtos e serviços vinculados ao cliente, porém não interrompe a geração de cobranças pendentes.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema impede o cadastro do cliente informando que o documento já está cadastrado.
- Causa provável: A opção "Não permitir cadastrar clientes com um documento já existente" está ativada nas configurações globais e o CNPJ/CPF já consta na base.
- Ação recomendada: Localize o documento na busca geral da listagem para atualizar o cadastro existente ou desative a trava de duplicidade no ícone de engrenagem nas configurações de clientes.
Problema: A importação de clientes via arquivo (.XLS ou .CSV) apresenta falha no processamento.
- Causa provável: O arquivo enviado possui colunas fora da ordem do modelo padrão, caracteres especiais incompatíveis ou campos obrigatórios em branco.
- Ação recomendada: Baixe novamente o modelo de exemplo na tela de importação, copie os dados sem alterar o cabeçalho das colunas e refaça o envio.
Problema: O cliente congelado continua recebendo cobranças no sistema.
- Causa provável: O congelamento desativa o acesso e a prestação do serviço/produto, mas não cancela os lançamentos financeiros gerados.
- Ação recomendada: Caso deseje interromper a geração de cobranças, desative o cliente ou invalide os títulos pendentes no módulo de receitas.

Dúvidas relacionadas

P: Qual a diferença entre congelar e desativar um cliente no sistema? R: Congelar suspende temporariamente os serviços e produtos do plano mantendo a geração de cobranças, enquanto desativar remove o cliente da base de ativos e interrompe as cobranças futuras.

P: Como impedir que um grupo específico de clientes receba os e-mails automáticos da régua de cobrança? R: No cadastro ou edição do grupo, marque a opção "Não notificar na régua de cobrança" para isentar todos os membros do grupo.

P: O que acontece ao marcar a opção Este cliente também é um fornecedor? R: O sistema cria automaticamente um cadastro correspondente no menu Despesas, permitindo utilizar os mesmos dados para lançamentos de contas a pagar.

Palavras-chave de busca

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