Como cadastrar clientes no Superlógica

Uma parte fundamental de seu negócio são os clientes, por isso toda atenção e cuidado ao cadastrá-los são bem-vindos.

Localize o menu Clientes e selecione o item Clientes:

 

 

Clique sobre o botão Novo cliente e escolha entre cadastrar “Apenas um cliente” ou “Vários clientes”:

Importante! Por padrão, o Superlógica já vem com um Cliente exemplo cadastrado para que você possa realizar testes no sistema sem se preocupar.

 

APENAS UM CLIENTE

Para dar início ao cadastro de um cliente, você tem duas opções: informe um CNPJ ou CPF válido e Digite os caracteres da imagem que surgir, para que o sistema preencha automaticamente o Nome do cliente na tela seguinte:  

 

Ou clique no botão Próximo e preencha os campos disponíveis, incluindo as guias CONTATO e CELULAR:

Na guia VENCIMENTO, escolha o dia padrão para cobrança da assinatura:

 

Você pode usar o campo Identificador para vincular uma nomenclatura ao cliente que seja utilizada para identificá-lo em outros sistemas:

 Ao informar o CEP, na guia ENDEREÇO, o sistema preencherá automaticamente os campos disponíveis, com exceção de Número e Complemento, que deverão ser informados por você, se houver:

 Caso o ENDEREÇO DE ENTREGAS seja o “Mesmo endereço de cobrança”, basta marcar o item e informar um Ponto de referência:

 Se o endereço de entregas não for o “Mesmo endereço de cobrança”, os campos para preenchimento serão exibidos na tela ao desmarcar essa opção:

 Na guia SACADOR/AVALISTA, você deverá informar o Nome e o CNPJ/CPF ao qual cabe a responsabilidade da cobrança, conforme indicação do cliente:

 

 

Importante! Se você tiver qualquer dúvida em relação ao preenchimento das guias a seguir, solicite a ajuda de seu contador.

Na guia NOTA FISCAL devem ser inseridas as informações que o sistema irá utilizar para emiti-las.

O campo Suframa deve ser usado caso você venha a emitir notas fiscais para os estados que fazem parte da Superintendência da Zona Franca de Manaus. Para mais informações, acesse Suframa.

O campo CEI, que significa Cadastro Específico do INSS, deve ser usado apenas por pessoas físicas equiparadas por lei a empresas, ou seja, que ao exercerem sua atividade profissional possuem status de empresa:

 Na guia RETENÇÃO DE IMPOSTOS deve ser informada a Alíquota ISSQN usada para calcular o valor dos tributos recolhidos ao gerar uma cobrança:

Para garantir que os dados contábeis sejam devidamente exportados do sistema Superlógica para o contador ou a empresa de contabilidade que atende seu cliente, é necessário informar seu Código no sistema contábil:

Para facilitar sua operação, é possível classificar e agrupar seus clientes de forma a otimizar demandas: ao invés de gerar comandos no sistema para cada cliente individualmente, você pode executá-los em grupo.

Dica! Identificar atividades e demandas comuns a alguns clientes e organizá-los em grupos é uma ótima maneira de usar as funcionalidades do Superlógica em seu favor para ganhar tempo e deixar sua rotina mais fluida. Os grupos também são úteis na hora de criar filtros no sistema, mas isso é assunto para outra aula.

Para cadastrar um novo grupo, clique no ícone indicado na tela a seguir:

Dê um Nome ao novo grupo e marque a opção “Não notificar na régua de cobrança” para que os e-mails automáticos de cobrança não sejam enviados a ele:

 

Para vincular uma assinatura ao novo cliente, Selecione o plano e informe o número de Parcelas, o valor Total e o Cupom de desconto, se houver:

Ao correr a barra de rolagem para a direita, você ainda pode escolher “Notificar a contratação” e “Não notificar o primeiro pagamento” ao cliente, marcando os itens:

Insira a Data de cadastro na guia MAIS OPÇÕES e informe se este cliente deverá ou não ser informado de cobranças futuras por meio da opção “Não notificar na régua de cobrança”:

Importante! A Régua de cobrança é uma das funcionalidades que são um diferencial do sistema Superlógica. Ela permite a criação de notificações que serão encaminhadas aos seus clientes a partir de um cronograma de envios. Vamos apresentá-la a você na próxima aula.

 

Na tela seguinte, selecione os itens que devem ser vinculados ao cliente:

“Este cliente também é um fornecedor” - ao marcar essa opção, o cadastro dele também estará ativo para ser utilizado no menu Despesas do sistema.

“Não congelar ou desativar cliente de forma automática” - em caso de inadimplência, este item garante que ele não tenha seu plano suspenso temporariamente ou mesmo desativado.

“Entidade pública” - destinado a clientes que possuem administração pública.

 

VÁRIOS CLIENTES

Se ao invés de selecionar a opção  “Apenas um cliente” você preferir fazer o cadastro de “Vários clientes” ao mesmo tempo, será necessário realizar a importação de seus clientes para dentro do sistema Superlógica:

Na tela seguinte, marque os dados de seus clientes que deseja importar para o sistema e clique sobre o botão Visualizar planilha:

Será exibida uma planilha virtual, com os dados que escolheu na tela anterior organizados em colunas. Insira as informações, que devem corresponder aos clientes que você deseja importar, e finalize clicando em Cadastrar clientes:

Caso você sinta falta de algum campo e queira inclui-lo, clique sobre o botão Opções da planilha para selecioná-lo:

Ao finalizar a planilha e clicar sobre o botão Cadastrar clientes, você será direcionado para a tela de Processamentos, onde será exibido o status das importações feitas. Caso um ou mais itens apresentem erros, você deverá retornar à tela anterior, corrigi-los e realizar o procedimento novamente:

Pensando em facilitar ainda mais este processo, o sistema Superlógica permite que você envie um arquivo, contendo sua base de clientes, para cadastrá-los todos de uma só vez.

Logo abaixo da planilha virtual, será exibida para você e opção Cadastrar via arquivo. Clique no botão correspondente para iniciar a importação:

O próprio sistema fornece Exemplos de documentos nas extensões .XLS e .CSV para você usar como modelo na hora de formatar sua base de clientes e prepará-la para a importação:

Uma vez selecionado o formato de arquivo a ser usado como modelo, siga as especificações descritas na tela Campos e características:

Conteúdo extra! A importação de clientes via arquivo é um recurso incrível que o Superlógica criou para fazer com que você ganhe um tempo precioso no processo de implementação do sistema. Porém, é preciso estar atento aos detalhes para que não haja retrabalho. Para acertar de primeira, confira o artigo Como importo os meus clientes para o Superlógica? e garanta o sucesso desta operação.

 

Na tela principal de Clientes você também tem a opção de listar separadamente os “Clientes sem recorrência”, os “Clientes com recorrência” e os “Clientes sem bloqueio automático”, clicando sobre o botão Mais:

No rodapé desta mesma tela estão disponíveis as funções:

Marcar - padrão em todas as telas do Superlógica, este botão permite selecionar os clientes para os quais uma ação será tomada.

Alterar vencimento - permite que a data de vencimento das cobranças recorrentes seja alterada, de acordo com as opções do sistema.

Enviar e-mail - ao clicar sobre este botão, você será redirecionado para uma tela na qual poderá redigir e formatar uma mensagem a ser enviada por e-mail.

Desativar - esta opção excluir os clientes marcados da sua base de clientes ativos.

O botão Mais garante acesso às demais funções, que não ficam visíveis na tela:

Congelar - esta opção fará com que os clientes marcados tenham os produtos ou serviços que compõem seu plano de assinaturas temporariamente desativados, mas as cobranças continuarão sendo geradas para ele normalmente.

Enviar carta - ao selecionar este item, será exibida uma tela na qual você poderá redigir ou editar uma mensagem a ser enviada por carta.

Alterar forma de pagamento - usada para trocar a forma de pagamento escolhida pelo cliente de boleto para cartão de crédito, por exemplo.

Adicionar ao grupo - para integrar os clientes marcados em um ou mais grupos. 

Remover do grupo - para tirar os clientes marcados de um ou mais grupos.

Enviar e-mail de atualização cadastral - permite que uma mensagem seja enviada aos clientes marcados, solicitando que confirmem ou atualizem os dados cadastrais.

 

A tela Clientes permite, ainda, que você realize filtros em sua base para visualizar seus clientes por status, vencimento tipo de pessoa ou grupos:

Na guia COM STATUS, é possível separá-los em clientes Ativos, Congelados (clientes inadimplentes que tiveram seus planos temporariamente bloqueados) e Desativados (que foram excluídos da sua base):

Você também pode selecioná-los por DIA DE VENCIMENTO:

 Pode filtrá-los por tipo de pessoa, física ou jurídica:

 Ou mesmo DOS GRUPOS que você cadastrou no sistema:

No menu, localizado no canto superior direito da tela, você tem acesso a um vídeo explicativo sobre o cadastro de clientes, no botão Ajuda, e à impressão das informações contidas na tela, no ícone com a imagem de uma impressora:

Ainda neste menu, ao clicar sobre o ícone representado por uma engrenagem, você terá acesso à página de Configurações com as seguintes opções:

“Preencher identificador com ID do cliente” - caso o identificador não seja informado o sistema irá considerar automaticamente o ID do cliente no momento do cadastro.

“Não permitir cadastrar clientes com um documento já existente” - impede que um novo cadastro de cliente seja realizado com CNPJ ou CPF já informado no sistema.

“Ao criar novo cliente, não marcar automaticamente campos de retenção de impostos” - caso você trabalhe com cenários diversos de retenção de tributos.

“Reter impostos federais pelo checkout” - se marcado, permite a retenção de tributos ainda no checkout.

Por fim, ao clicar sobre o ícone representado por uma lupa no menu, você terá acesso ao campo de busca, por meio do qual poderá realizar pesquisas:

Pronto!

Você já pode realizar o cadastro de seus clientes no Superlógica.