Como cadastrar fornecedores?

Visão geral

O cadastro de fornecedores centraliza as informações cadastrais, bancárias e fiscais dos parceiros comerciais, prestadores de serviços e credores da empresa. A manutenção desses dados permite vincular lançamentos de contas a pagar, aplicar retenções na fonte, direcionar informações para a exportação contábil e automatizar o cadastro simultâneo de fornecedores que também atuam como clientes.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo durante a inclusão de um novo fornecedor no sistema, na atualização de dados bancários e tributários de prestadores de serviços, ou na consulta do histórico de pagamentos e documentos anexados.

Sintoma ou cenário

Necessidade de cadastrar prestadores de serviços ou credores para viabilizar o lançamento e a liquidação de despesas no módulo financeiro.

Benefício para o usuário ou operação

Centralização dos dados cadastrais, bancários e tributários de prestadores de serviços e credores;
Agilidade no preenchimento de endereço com carregamento automático a partir do CEP digitado;
Espelhamento automático do cadastro do fornecedor no módulo de clientes ao marcar a opção correspondente;
Vinculação de retenções de impostos e códigos contábeis para facilitar o envio na exportação contábil;
Armazenamento de arquivos e consulta centralizada do histórico de pagamentos realizados nos últimos dois anos.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Despesas e selecione Fornecedores.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão para cadastro de fornecedores (1450 - Fornecedores - Cadastro).
Recursos Sistêmicos: Módulo de despesas ativo na licença.
Insumos e Dados Técnicos: Nome/Razão Social, documento de identificação (CNPJ, CPF, CEI ou Passaporte/Identificação para estrangeiros), endereço e dados bancários para pagamento.

Causas prováveis

Contratação de novos fornecedores ou prestadores de serviços, necessidade de atualizar dados para pagamento de despesas ou inclusão de credores para emissão de notas e lançamentos financeiros.

Como fazer ou corrigir

O preenchimento do campo Nome é a única exigência obrigatória para efetuar o registro, enquanto as demais informações (documentos, endereço, dados bancários e retenções) complementam a ficha do credor para faturamentos e conciliações futuras.

Acesse o menu Despesas e clique em Fornecedores.
Clique no botão Novo fornecedor.
Preencha o documento de identificação (CNPJ, CEI ou CPF) e clique em Próximo (caso seja um fornecedor estrangeiro, preencha o número do passaporte ou identificação).
Informe o campo Nome (obrigatório) e complete os campos opcionais desejados, como RG, órgão expedidor, INSS, RPA e o gerente responsável.
Preencha os campos de telefone, celular e e-mail principal de contato.
Informe o país e o CEP do fornecedor para carregar o endereço automaticamente, digitando manualmente apenas o número e o complemento do logradouro.
Na seção de pagamento, informe a modalidade financeira, número do banco, agência, conta, tipo de conta e número da operação.
Configure as retenções tributárias aplicáveis ao fornecedor e o percentual da alíquota.
(Opcional) Preencha o código do sistema contábil, os identificadores internos e selecione a categoria do fornecedor.
(Opcional) Se o fornecedor também for cliente da sua empresa, marque a opção Este fornecedor também é um cliente para cadastrá-lo automaticamente em ambas as bases ( Essa ação não pode ser desfeita).
Clique em Salvar para concluir.

Recursos adicionais na página do fornecedor:

Contatos: disponibiliza a consulta e atualização dos dados de contato do credor;
Categorização: permite incluir ou alterar a categoria do fornecedor caso não tenha sido atribuída no cadastro inicial;
Arquivos: habilita o envio de anexos digitais e a consulta de pagamentos realizados;
Histórico de pagamentos: registra e exibe a listagem dos pagamentos efetuados ao fornecedor nos últimos 2 anos.

Resultado esperado

O fornecedor é cadastrado e exibido na listagem de fornecedores, ficando disponível para vínculo nos lançamentos do módulo de despesas.

Quando escalar

Escale o atendimento caso o sistema apresente mensagem de erro impeditiva ao clicar em "Salvar", a consulta de CEP não carregue o endereço impedindo a gravação, ou o cadastro automático como cliente não seja criado após a seleção da opção.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
CNPJ, CPF, CEI ou número de identificação do fornecedor;
Captura de tela (print) contendo a mensagem de erro ou a falha exibida no sistema.

Regras importantes / Observações

O campo Nome é o único de preenchimento obrigatório para a gravação do registro;
A digitação do CEP consulta e preenche automaticamente o logradouro, bairro, cidade e estado, necessitando apenas da inclusão manual do número e complemento;
A opção Este fornecedor também é um cliente duplica o cadastro para o módulo de clientes mantendo a mesma identificação (esta marcação uma vez feita não poderá ser desfeita);
O histórico exibido no cadastro do fornecedor retém os registros de pagamentos efetuados nos últimos dois anos.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O endereço do fornecedor não é carregado automaticamente ao informar o CEP.
- Causa provável: CEP inválido, digitado incorretamente ou indisponibilidade temporária do serviço de consulta postal.
- Ação recomendada: Verifique a digitação dos números do CEP e preencha manualmente os campos de logradouro, bairro e cidade.
Problema: O botão "Salvar" não conclui o cadastro do fornecedor.
- Causa provável: O campo obrigatório "Nome" não foi preenchido ou a numeração do documento (CPF/CNPJ) apresenta inconsistência.
- Ação recomendada: Certifique-se de que o campo Nome esteja preenchido e valide os dígitos do documento informado.

Dúvidas relacionadas

P: É obrigatório preencher todos os campos da ficha do fornecedor para concluir o cadastro? R: Não, o único campo de preenchimento obrigatório para salvar o registro é o Nome, embora o preenchimento dos dados bancários e fiscais seja recomendado.

P: O que acontece ao marcar a opção "Este fornecedor também é um cliente"? R: O sistema realiza a criação simultânea da ficha cadastral no módulo de clientes utilizando as mesmas informações do fornecedor.

P: Por quanto tempo os pagamentos realizados ao fornecedor ficam gravados em seu histórico? R: O sistema mantém gravados e disponíveis para consulta os registros de pagamentos efetuados ao fornecedor nos últimos 2 anos.

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