Como registrar o pagamento de uma despesa no sistema financeiro

Visão geral

A liquidação de despesas registra o pagamento de um lançamento no contas a pagar, atualizando o controle financeiro.

Ao confirmar o pagamento, o status da despesa é alterado de “A vencer” para “Paga” no painel financeiro.

O procedimento também permite, alterar a data efetiva do pagamento, agrupar despesas em um borderô de pagamentos.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando for necessário registrar o pagamento de uma despesa cadastrada previamente no sistema ou para incluir despesas liquidadas em um borderô de pagamentos.

Sintoma ou cenário

Uma despesa foi cadastrada no sistema e consta no quadro Resumo como a vencer, necessitando do registro de liquidação para atualização do status financeiro para paga.

Benefício para o usuário ou operação

Atualização do status de despesas no quadro Resumo de a vencer para paga;
Flexibilidade para liquidar o lançamento na data de vencimento ou em uma data personalizada;
Agrupamento e autorização de pagamentos por meio de borderô.

Onde acessar / contexto de uso

Menu Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão de acesso Despesas - Liquidar (1312) ou Despesas - Alteração (1311).
Recursos Sistêmicos: Módulo de Despesas ativo e lançamento de despesa cadastrado com status a vencer.
Insumos e Dados Técnicos: Identificação da despesa a ser liquidada e definição de uma data de liquidação válida dentro do período permitido.

Causas prováveis

A despesa foi cadastrada no sistema sem a marcação da opção "Já foi pago" no momento do lançamento, mantendo o título pendente de quitação.

Como fazer ou corrigir

A liquidação altera o status do lançamento de a vencer para paga. Para utilizar uma data de liquidação diferente da data de vencimento original, é necessário desmarcar a opção de liquidação no vencimento para liberar a seleção do novo dia.

No menu lateral, acesse Despesas á pagar.
Localize e selecione a despesa que deseja liquidar.
Clique no botão Liquidar.
Na tela de liquidação, defina a data do pagamento, informe a data para a liquidação.
Clique no botão Liquidar para confirmar o pagamento.

Resultado esperado

A despesa é baixada no sistema e exibida no quadro Resumo com a contagem atualizada de despesa paga na data definida.

Quando escalar

Escale o atendimento caso a data de liquidação informada esteja dentro do período financeiro permitido e, mesmo assim, o sistema apresente mensagens de erro impeditivas ou não atualize o status da despesa no quadro Resumo.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
ID ou descrição da despesa;
Data informada para a liquidação;
Print da tela do quadro Resumo antes e depois do procedimento;
Print da tela de liquidação com os dados preenchidos;
Print da mensagem de erro exibida pelo sistema, caso ocorra.

Regras importantes / Observações

O sistema impede a liquidação caso a data escolhida esteja fora do período financeiro ou contábil permitido.
Caso a despesa já tenha sido liquidada, não será possível realizar uma nova liquidação para o mesmo lançamento.
Certifique-se de selecionar a despesa correta antes de confirmar a liquidação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Mensagem informando que a data da liquidação é inválida ou fora do período permitido.
Causa provável: A data selecionada para o pagamento pertence a um período financeiro ou contábil já encerrado/bloqueado no sistema.
Ação recomendada: Desmarque a opção "Liquidar no dia do vencimento" e informe uma data de pagamento que esteja dentro do período financeiro aberto.

Dúvidas relacionadas

P: É possível liquidar uma mesma despesa mais de uma vez? R: Não. Caso a despesa já tenha sido liquidada, o sistema não permitirá uma nova liquidação para o mesmo lançamento.

P: Como alterar a data de pagamento caso a liquidação não ocorra no dia do vencimento? R: Na tela de liquidação, desmarque a opção "Liquidar no dia do vencimento" e preencha o campo de data com a data em que o pagamento foi realizado.

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