Conceito e funcionamento das regras automáticas na conciliação bancária

Visão geral

As regras automáticas associam descrições do extrato bancário a contas categoria por meio do reconhecimento de palavras-chave. A funcionalidade automatiza a classificação de lançamentos financeiros recorrentes durante a rotina de conciliação.

Quando usar este artigo

Consulte este artigo para compreender a finalidade, o modo de aplicação e os limites operacionais das regras automáticas na conciliação bancária.

Sintoma ou cenário

Necessidade de otimizar a categorização de movimentações repetitivas (como tarifas de cobrança, rendimentos, estornos e tarifas bancárias) identificadas no extrato .OFX.

Benefício para o usuário ou operação

Classificação automática de transações recorrentes a partir do histórico e descrição do extrato;
Redução do tempo de tratamento individual de lançamentos de tarifas e rendimentos na conciliação;
Padronização na atribuição das contas categoria no plano de contas da empresa.

Onde acessar / contexto de uso

Menu Financeiro > Conciliação bancária.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Caixa - Alteração (1201) ou Acesso Administrativo (1000).
Recursos Sistêmicos: Módulo Financeiro e Conciliação Bancária ativos na licença.
Insumos e Dados Técnicos: Mapeamento das palavras-chave constantes no extrato bancário e contas categoria cadastradas no sistema.

Causas prováveis

Volume expressivo de movimentações bancárias rotineiras no extrato que demandam classificação manual repetitiva no momento de conciliar.

Como fazer ou corrigir

As regras automáticas vinculam palavras-chave identificadas na descrição do extrato bancário (.OFX) a contas categoria, movimentações de transferência ou desconsideração do lançamento. As regras criadas atuam apenas em novos lançamentos e dependem de acionamento manual na tela de conciliação.

Acesse o menu Financeiro, selecione Conciliação bancária, clique em Mais e escolha Regras automáticas.
Clique em Nova regra e selecione o tipo de regra desejado:
- Movimentação bancária: atribui a conta categoria correspondente para refletir a movimentação no sistema conforme a palavra-chave do extrato;
- Transferência: vincula a movimentação caso ela seja oriunda de uma transferência entre contas;
- Desconsiderar lançamento bancário: para movimentações que não interferem no saldo da conta ou representam apenas reclassificação interna de valores.
Informe a palavra-chave idêntica à descrição exibida no extrato bancário e vincule a conta categoria ou a instrução desejada.
Importe o arquivo .OFX do extrato bancário na tela de conciliação bancária.
Para aplicar a regra, acesse Mais > Processar regras automáticas para que o sistema identifique as palavras-chave e aplique as categorias correspondentes às transações.

Resultado esperado

Classificação e atribuição automática da conta categoria nos novos lançamentos do extrato bancário que possuam as palavras-chave cadastradas.

Quando escalar

Escale o atendimento caso o arquivo .OFX seja importado, o processamento de regras automáticas seja executado manualmente e as movimentações com as palavras-chave cadastradas não recebam a categoria correspondente.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Palavra-chave exata cadastrada na regra automática;
Conta categoria associada;
Arquivo .OFX utilizado no processo;
Captura de tela da regra configurada e da tela de conciliação bancária.

Regras importantes / Observações

As regras automáticas não retroagem para alterar movimentações ou conciliações efetuadas anteriormente.
A aplicação das regras em novos lançamentos não ocorre automaticamente apenas ao carregar o extrato; é indispensável acionar o processamento manual das regras após a importação do arquivo.
A identificação do lançamento depende da correspondência entre a palavra-chave configurada e o texto enviado na descrição do extrato bancário.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O extrato foi importado, mas as movimentações não foram categorizadas automaticamente.
Causa provável: O acionamento manual do processamento das regras automáticas não foi executado após o carregamento do arquivo .OFX.
Ação recomendada: Acesse a tela de conciliação bancária, clique no menu Mais e selecione a opção Processar regras automáticas.

Dúvidas relacionadas

P: As regras automáticas alteram lançamentos que já foram conciliados no passado? R: Não, as regras automáticas aplicam-se exclusivamente a novos lançamentos e não modificam movimentações registradas anteriormente no sistema.

P: A categorização por regras automáticas acontece no momento em que envio o arquivo .OFX? R: Não, as regras precisam ser processadas manualmente acessando Mais > Processar regras automáticas após o carregamento do extrato bancário.

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