Como resolver a baixa entregabilidade de e-mails e evitar bloqueios de envio

Visão geral

A entregabilidade de e-mails enviados aos clientes depende da exatidão dos dados cadastrais e da validação técnica do domínio remetente. Identificar falhas de preenchimento, caixas de entrada lotadas ou recusas de recebimento garante que as notificações cheguem corretamente ao destino. Além disso, a inclusão da entrada SPF no servidor de DNS autoriza o envio seguro de mensagens pelo sistema em nome da empresa.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando os e-mails e notificações disparados pelo sistema apresentarem falhas de entrega, forem redirecionados para a caixa de SPAM do destinatário ou retornarem por erro de envio.

Sintoma ou cenário

E-mails informativos ou cobranças enviados pelo sistema não chegam ao destinatário, retornam com erro de entrega (bounce) ou caem na pasta de lixo eletrônico/SPAM do cliente.

Benefício para o usuário ou operação

Aumento da taxa de entrega de e-mails e notificações diretamente na caixa de entrada dos clientes;
Identificação rápida de divergências no cadastro do endereço de e-mail ou na caixa do destinatário;
Regularização da autorização de envio do domínio corporativo mediante a adição do SPF no DNS;
Prevenção contra o bloqueio indevido de mensagens por parte de provedores de e-mail.

Onde acessar / contexto de uso

Painel de gerenciamento de DNS do provedor do domínio corporativo da empresa e menu Clientes > Lista de e-mails ou ( Usuário > historico de e-mails enviados) no sistema.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão de acesso Clientes - Notificar (1073).
Recursos Sistêmicos: Módulo de Clientes ativo e acesso administrativo ao painel de gerenciamento de DNS onde o domínio corporativo da empresa está hospedado.
Insumos e Dados Técnicos: Endereço de e-mail do destinatário a ser verificado, domínio corporativo ativo do remetente e acesso para alteração de entradas TXT na zona de DNS.

Causas prováveis

Digitação incorreta do e-mail no cadastro do cliente, caixa de entrada do destinatário sem espaço disponível, opção de descadastramento (opt-out) acionada pelo próprio destinatário no corpo do e-mail, envio de grande volume de mensagens sem entrada SPF configurada no DNS do domínio ou bloqueio preventivo mantido por provedores receptores.

Como fazer ou corrigir

Para garantir a entrega adequada das notificações, deve-se realizar uma verificação operacional nos cadastros e, em seguida, parametrizar o registro de autorização de envio no DNS do domínio. A adição da chave SPF autoriza os servidores do sistema a realizarem os disparos sem que as mensagens sejam classificadas como fraudulentas ou SPAM.

Verificação de dados operacionais e de destinatário:

Verifique se o endereço de e-mail cadastrado do cliente está digitado corretamente, corrigindo eventuais erros de digitação;
Confirme com o destinatário se a caixa de entrada de e-mails dele possui espaço disponível para novos recebimentos;
Verifique se o destinatário utilizou a opção de descadastramento (opt-out) disponível no corpo de e-mails recebidos anteriormente para cancelar o recebimento.

Adição da entrada SPF ao servidor de DNS:

Solicite ao administrador do domínio corporativo que acesse o painel de gerenciamento de DNS do provedor de hospedagem.
Localize a área de edição da zona de DNS e crie um novo registro do tipo TXT.
Defina o campo Nome/Host como @ (ou conforme instrução do provedor) e insira o seguinte valor: v=spf1 include:_spf.superlogica.com ~all
Salve a nova entrada TXT e aguarde o período de propagação dos servidores na internet.

Tratamento de bloqueios mantidos por provedores:

Se mesmo com a entrada SPF adicionada e propagada o provedor receptor (como a Locaweb) continuar bloqueando o recebimento dos e-mails, o administrador do domínio deve entrar em contato diretamente com o suporte técnico do provedor receptor para solicitar a liberação do envio.

Resultado esperado

Os e-mails disparados pelo sistema passam a ser entregues diretamente na caixa de entrada do destinatário, eliminando falhas de digitação e recusas por falta de autenticação SPF.

Quando escalar

Escale o atendimento caso o registro SPF tenha sido adicionado e propagado há mais de 24 horas, os dados de e-mail do destinatário estejam corretos e sem restrições de caixa cheia, mas as mensagens continuem sendo recusadas ou bloqueadas pelo servidor.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Endereço de e-mail do cliente/destinatário afetado;
Domínio corporativo do remetente;
Print da zona de DNS do domínio com a entrada TXT do SPF cadastrada;
Print do histórico de envio ou mensagem/código de erro de retorno (bounce) exibido no sistema.

Regras importantes / Observações

A configuração da entrada SPF é feita exclusivamente no painel de hospedagem de DNS do domínio corporativo, e não no painel interno do sistema Superlógica.
Alterações em registros DNS podem levar até 24 horas para propagação completa pela internet.
Se o destinatário optou por não receber e-mails clicando no link de descadastramento no corpo da mensagem, o sistema respeitará a escolha e interromperá novos envios para esse endereço.

Problemas comuns e como resolver

Problema: E-mails continuam sendo bloqueados por um provedor específico mesmo após a configuração correta do SPF.
Causa provável: O provedor receptor (ex.: Locaweb) aplica regras rígidas de segurança adicionais e não atualizou a liberação do remetente automaticamente.
Ação recomendada: Solicite ao responsável pelo domínio que abra um chamado no suporte do provedor receptor informando o domínio remetente para a liberação da regra de bloqueio.

Dúvidas relacionadas

P: Onde deve ser cadastrado o registro SPF do sistema? R: O registro SPF deve ser cadastrado no gerenciador de DNS do provedor onde o seu domínio corporativo está hospedado.

P: Quanto tempo demora para o registro SPF começar a funcionar após ser salvo no DNS? R: A alteração no servidor de DNS pode levar até 24 horas para propagar completamente por toda a internet.

P: O que ocorre quando um destinatário clica no link para não receber mais e-mails no corpo da mensagem? R: O sistema registra o descadastramento (opt-out) do cliente e interrompe o envio de novas notificações automáticas para aquele endereço de e-mail.

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