Como configurar a emissão automática de nota fiscal na liquidação da cobrança

Visão geral

A emissão automática de nota fiscal ao liquidar a cobrança possibilita a geração do documento fiscal no instante exato em que o pagamento do título é reconhecido no sistema. A funcionalidade vincula o faturamento à quitação da cobrança, permitindo também marcar os documentos para envio imediato ao webservice municipal ou estadual.

Quando usar este artigo

Consulte este artigo ao parametrizar o sistema para emitir notas fiscais automaticamente assim que os pagamentos das cobranças forem baixados ou liquidados.

Sintoma ou cenário

Necessidade de gerar e preparar o envio de notas fiscais de forma automatizada no momento em que os clientes efetuam a quitação dos seus títulos de cobrança.

Benefício para o usuário ou operação

Automação do faturamento fiscal atrelado exclusivamente à quitação financeira dos títulos;
Redução de intervenções manuais para a criação individual de notas após a liquidação dos pagamentos;
Opção de marcar o documento fiscal para envio imediato aos órgãos fiscais (Prefeitura ou Sefaz) no ato da baixa.

Onde acessar / contexto de uso

Menu Receitas > A receber ou Receitas > Recebidas > Ícone de engrenagem (Configurações).

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Notas Fiscais - Alteração (1251), Cobranças - Liquidação (1083), Configurações - Alteração (1061) ou Acesso Administrativo (1000).
Recursos Sistêmicos: Módulo de Receitas, Cobranças e Notas Fiscais habilitados.
Insumos e Dados Técnicos: Definição da regra fiscal da empresa referente ao momento de faturamento e configuração prévia do certificado digital para transmissão.

Causas prováveis

Exigência operacional ou fiscal de faturar e emitir o documento fiscal apenas após a efetiva entrada de caixa e confirmação do pagamento do cliente.

Como fazer ou corrigir

A ativação desse parâmetro faz com que qualquer baixa ou liquidação de cobrança acione a criação da nota fiscal correspondente no sistema. Caso a opção de envio imediato esteja marcada, a nota fiscal ficará pronta para a rotina de transmissão ao webservice municipal ou da Sefaz.

Acesse o menu Receitas e selecione A receber ou Recebidas.
Clique no ícone de engrenagem, localizado no canto superior direito da tela.
Role a página até encontrar a opção Emitir nota fiscal ao liquidar cobrança e marque a caixa de seleção.
Para que os documentos já fiquem preparados para o envio ao órgão fiscal, marque também a opção Marcar as NFs para serem imediatamente enviadas para Sefaz ou Prefeitura.
Clique em Salvar para registrar as alterações.

Resultado esperado

Geração automática da nota fiscal no sistema no momento em que uma cobrança for liquidada, ficando marcada para transmissão imediata se essa opção tiver sido ativada.

Quando escalar

Escale o atendimento caso a configuração esteja devidamente salva no sistema e, mesmo após a liquidação confirmada de uma cobrança, a nota fiscal correspondente não seja gerada automaticamente.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
ID do cliente e ID da cobrança liquidada;
Data e forma de liquidação da cobrança;
Captura de tela da tela de configurações ativas em Receitas > A receber/Recebidas (ícone de engrenagem).

Regras importantes / Observações

A emissão automática gera a nota fiscal no sistema, mas a efetivação legal do documento ainda exige a transmissão usando o certificado digital (seja de forma manual ou pelo envio automático configurado).
A marcação da opção de envio imediato coloca as notas na fila de transmissão para a Prefeitura ou Sefaz assim que o título é baixado.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A cobrança foi liquidada, mas a nota fiscal não foi criada no sistema.
Causa provável: O parâmetro "Emitir nota fiscal ao liquidar cobrança" não estava ativado no menu de configurações antes da realização da baixa.
Ação recomendada: Acesse o menu Receitas > A receber, clique na engrenagem de configurações, marque a opção de emissão ao liquidar e clique em Salvar para valer nas próximas liquidações.

Dúvidas relacionadas

P: A ativação da opção transmite a nota fiscal para a prefeitura automaticamente? R: Se a opção "Marcar as NFs para serem imediatamente enviadas para Sefaz ou Prefeitura" estiver marcada, a nota será direcionada para a fila de transmissão, necessitando do certificado digital válido para conclusão.

P: O que acontece com as cobranças que já foram liquidadas antes de ativar essa configuração? R: O parâmetro é aplicado apenas para as liquidações realizadas após o salvamento da configuração; cobranças quitadas anteriormente demandam a emissão manual da nota.

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