Como cancelar uma nota fiscal já transmitida para a prefeitura, portal nacional ou Sefaz

Visão geral

O cancelamento de notas fiscais já transmitidas envia a solicitação de cancelamento para a Prefeitura ou Sefaz. O sistema registra a solicitação e a envia eletronicamente, utilizando o certificado digital da empresa. O cancelamento só é válido após a aprovação do órgão fiscal.

Quando usar este artigo

Consulte este artigo ao necessitar cancelar uma nota fiscal de serviço ou venda que já foi transmitida e autorizada pela prefeitura ou Sefaz.

Sintoma ou cenário

Necessidade de anular ou invalidar formalmente um documento fiscal que já possui o status de transmitido ou convertido perante a prefeitura ou Sefaz.

Benefício para o usuário ou operação

Homologação formal e eletrônica do pedido de cancelamento junto ao órgão fiscal responsável;
Reutilização da cobrança financeira original para eventual reemissão da nota corrigida sem gerar duplicidades;
Regularização do status do documento fiscal no painel de acompanhamento do sistema.

Onde acessar / contexto de uso

Menu Receitas > Notas fiscais

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Notas Fiscais - Alteração (1251) ou Acesso Administrativo (1000).
Recursos Sistêmicos: Módulo de Receitas e funcionalidade de Notas Fiscais ativos.
Insumos e Dados Técnicos: ID da nota fiscal a ser cancelada, certificado digital válido instalado no computador e senha do certificado.

Causas prováveis

Emissão de nota fiscal com dados incorretos de impostos, retenções ou cadastrais, cancelamento da prestação do serviço ou venda de produtos cujas notas já foram autorizadas pelo órgão público.

Como fazer ou corrigir

O cancelamento de uma nota fiscal já autorizada exige duas etapas no sistema: o registro interno da solicitação de cancelamento e a efetiva transmissão eletrônica do pedido assinado digitalmente para a prefeitura ou Sefaz.

Acesse o menu Receitas e selecione Notas fiscais.
Marque a caixa de seleção da(s) nota(s) fiscal(is) que deseja cancelar.
Clique no botão Cancelar.
Na mensagem "As notas marcadas serão canceladas e transmitidas. Deseja continuar?", clique em Sim.
Aguarde a exibição da confirmação "Cancelado com sucesso" no canto inferior da tela.
Acesse o menu Resumo e clique no botão Transmitir notas.
Insira a senha do seu certificado digital quando solicitado.
Aguarde o processamento até a exibição da mensagem "Nota transmitida com sucesso".

Resultado esperado

Transmissão do evento de cancelamento homologada no webservice e alteração do status da nota fiscal para cancelada.

Quando escalar

Escale o atendimento caso o evento de cancelamento seja transmitido com a senha correta do certificado digital, mas a prefeitura ou Sefaz retorne mensagem de rejeição ou erro impeditivo no webservice.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
ID e número da nota fiscal a ser cancelada;
ID do cliente associado à nota;
Código e mensagem de erro exibida no retorno do webservice da prefeitura ou Sefaz;
Data de emissão original do documento fiscal.

Regras importantes / Observações

A transmissão do cancelamento no menu Resumo é obrigatória para que a nota seja invalidada perante a prefeitura ou Sefaz.
Cada prefeitura ou estado possui um prazo limite legal específico para aceitar o cancelamento da nota fiscal; consulte previamente essas regras com a prefeitura do seu município.
Caso precise emitir uma nova nota para a mesma cobrança, não é necessário gerar uma nota avulsa nem criar uma nova cobrança: basta refazer o processo de emissão utilizando a cobrança original.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A nota fiscal foi cancelada no sistema, mas continua ativa no portal da prefeitura ou Sefaz.
Causa provável: A transmissão da solicitação de cancelamento via menu Resumo não foi executada com o certificado digital.
Ação recomendada: Acesse o menu Resumo, clique em Transmitir notas, digite a senha do certificado digital e aguarde a confirmação de transmissão.

Dúvidas relacionadas

P: É necessário criar uma nova cobrança para emitir outra nota fiscal após o cancelamento? R: Não, após o cancelamento da nota anterior, você pode refazer o processo de emissão de nota utilizando a mesma cobrança original do cliente.

P: O cancelamento da nota fiscal no sistema invalida automaticamente o documento na prefeitura? R: Não, é obrigatório realizar a transmissão do cancelamento no menu Resumo com a senha do certificado digital para efetivar a invalidação perante a prefeitura ou Sefaz.

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