Como enviar nota fiscal e boleto no mesmo e-mail

Visão geral

A emissão unificada de comunicações permite transmitir a cobrança e o documento fiscal correspondente em uma única mensagem aos clientes. A inclusão da variável do boleto no modelo de e-mail da nota fiscal garante o envio automatizado de ambos os documentos assim que a nota é convertida junto à prefeitura ou SEFAZ.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo para configurar o envio automático e simultâneo de notas fiscais e boletos em uma única mensagem de e-mail enviada aos clientes.

Sintoma ou cenário

Necessidade de otimizar a comunicação com os clientes evitando o envio de e-mails separados para a cobrança (boleto) e para o documento fiscal (nota fiscal).

Benefício para o usuário ou operação

• Centralização da cobrança e do documento fiscal em uma única comunicação eletrônica enviada ao cliente;

• Automação do envio do boleto de forma vinculada à conversão da nota fiscal junto à prefeitura ou SEFAZ;

• Diminuição no volume de chamados de clientes solicitando links ou anexos das notas fiscais separadamente.

Onde acessar / contexto de uso

Receitas > Notas Fiscais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Usuário com permissão Notas Fiscais - Alteração (1251) e Modelos - Alteração (1300) [ou Acesso Administrativo (1000)].

• Recursos Sistêmicos: Notas fiscais configuradas para emissão a partir da geração da cobrança e modelo de e-mail habilitado.

• Insumos e Dados Técnicos: Variável do boleto identificada para inclusão no modelo de e-mail de nota fiscal.

Causas prováveis

Reclamações de clientes sobre o recebimento de múltiplos e-mails para a mesma cobrança ou necessidade operacional de unificar a comunicação fiscal e financeira da empresa.

Como fazer ou corrigir

Para que o boleto e a nota fiscal sejam transmitidos no mesmo e-mail, as notas fiscais devem ser emitidas a partir da geração da cobrança e a variável do boleto deve estar inserida no modelo de mensagem.

1. Acesse o menu Receitas e clique em Notas Fiscais.

2. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para acessar as configurações.

3. Marque a opção Auto enviar cópia da NF por e-mail.

4. Clique em Editar modelo para ser direcionado à tela de edição do e-mail.

5. Clique no botão Variáveis e selecione a opção correspondente ao endereço do boleto.

6. Finalize a edição e salve o modelo de e-mail.

Resultado esperado

O sistema passará a enviar automaticamente o e-mail contendo a nota fiscal (ou o link de acesso emitido pela prefeitura/SEFAZ) juntamente com o link do boleto bancário assim que a nota fiscal for convertida.

Quando escalar

Escale o suporte técnico caso o e-mail seja disparado sem o link do boleto mesmo após a inclusão da variável no modelo ou se a opção de autoenvio não permanecer salva nas configurações.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença;

• ID da nota fiscal e da cobrança utilizadas no teste;

• Captura de tela da janela de edição do modelo de e-mail demonstrando a presença da variável do boleto;

• Endereço de e-mail do cliente destinatário do disparo.

Regras importantes / Observações

• As notas fiscais precisam obrigatoriamente ser configuradas para emissão a partir da geração da cobrança.

• O link do boleto só será transmitido se a variável correspondente estiver devidamente inserida e salva no corpo do modelo de e-mail da nota fiscal.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O cliente recebe o e-mail da nota fiscal, mas o boleto não é exibido na mensagem.

  • Causa provável: A variável correspondente ao boleto não foi inserida ou salva corretamente no modelo de e-mail.

  • Ação recomendada: Acesse Receitas > Notas Fiscais, clique no ícone de engrenagem, selecione Editar modelo, clique em Variáveis e insira novamente a variável do endereço do boleto, salvando a alteração.

Dúvidas relacionadas

P: É possível enviar a nota fiscal e o boleto juntos se a nota for emitida de forma avulsa? R: Não, para que o boleto e a nota fiscal sejam enviados na mesma mensagem, é necessário que a nota fiscal seja emitida a partir da geração da cobrança.

P: O e-mail é disparado imediatamente ao gerar a cobrança? R: O envio do e-mail ocorre após a conversão da nota fiscal junto à prefeitura ou SEFAZ, momento em que a instrução ou link da nota é disponibilizado acompanhado do boleto.

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