Como vincular e mesclar cadastros de clientes

Visão geral

O recurso de vinculação e mesclagem de clientes permite agrupar empresas pertencentes à mesma rede, grupo econômico ou proprietário que compartilham o mesmo CNPJ. A vinculação conecta os cadastros mantendo suas informações financeiras e contratuais separadas, enquanto a mesclagem unifica de forma definitiva os dados de dois cadastros em um único registro.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo para relacionar clientes pertencentes a um mesmo grupo econômico ou para unificar cadastros duplicados referentes à mesma empresa no sistema.

Sintoma ou cenário

• Existência de empresas distintas no sistema que pertencem ao mesmo grupo econômico ou possuem o mesmo proprietário;

• Cadastros com o mesmo CNPJ que precisam ser identificados como integrantes de uma mesma rede;

• Presença de cadastros duplicados criados para a mesma empresa que precisam ter suas informações consolidadas.

Benefício para o usuário ou operação

• Agrupamento de clientes de uma mesma rede preservando a individualidade das fichas e faturamentos;

• Eliminação de cadastros duplicados no sistema através da unificação das informações;

• Facilidade de navegação entre os cadastros do mesmo grupo pela aba de clientes vinculados.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse no menu do sistema: Clientes > cadastro do cliente > guia Clientes Vinculados.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Clientes - Alteração (1071)

• Recursos Sistêmicos: Módulo de Clientes ativo.

• Insumos e Dados Técnicos: Fichas cadastradas dos clientes e número de CNPJ idêntico entre os registros a serem vinculados ou mesclados.

Causas prováveis

Mapeamento de empresas da mesma rede comercial ou necessidade de correção de duplicidades de cadastro geradas no sistema para o mesmo CNPJ.

Como fazer ou corrigir

A vinculação mantém os registros independentes e preserva as informações de cada cadastro de forma individual. A opção de mesclar fica disponível somente após o vínculo ser realizado e une as informações dos dois cadastros em um só, não podendo ser desfeita.

Para vincular clientes:

1. Acesse o cadastro de um dos clientes que deseja vincular.

2. Localize e clique na guia Clientes Vinculados.

3. Clique no botão Vincular.

4. Selecione o cliente que deseja vincular ao cadastro atual e confirme.

Para mesclar clientes:

1. Acesse o cadastro do cliente e vá até a guia Clientes Vinculados.

2. Com o vínculo estabelecido, clique no botão de mesclar disponível na tela.

3. Confirme a mesclagem para unificar as informações das duas fichas em um único cadastro.

Resultado esperado

Na vinculação, os cadastros passam a exibir o vínculo mantendo suas fichas individuais; na mesclagem, as informações dos dois registros são unificadas em um único cadastro no sistema.

Quando escalar

Escale o atendimento para o suporte técnico caso ocorra mensagem de erro impeditiva ao tentar vincular ou mesclar clientes com o mesmo CNPJ.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença;

• ID e nome do cliente principal;

• ID e nome do cliente vinculado/mesclado;

• Número do CNPJ cadastrado nas fichas;

• Print da tela exibindo o erro informado pelo sistema.

Regras importantes / Observações

• A vinculação apenas cria um vínculo entre os cadastros, preservando as informações de cada cliente de forma individual.

• A opção de mesclar fica disponível através de um botão no cadastro do cliente, na aba Clientes vinculados, somente após o vínculo ter sido efetuado.

• A mescla consiste na união da informação dos dois cadastros em um só e, após ser realizada, não pode ser desfeita.

• Para que a vinculação ocorra corretamente no sistema, os cadastros precisam possuir o mesmo número de CNPJ.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: A opção de mesclar não é exibida na tela do cliente.

  • Causa provável: O vínculo prévio entre os cadastros ainda não foi realizado.

  • Ação recomendada: Faça primeiro o procedimento de vinculação na aba Clientes vinculados para liberar o botão de mesclagem.

• Problema: O sistema impede o vínculo entre dois cadastros.

  • Causa provável: Os números de CNPJ cadastrados nas fichas dos clientes são diferentes.

  • Ação recomendada: Verifique e iguale o CNPJ em ambos os cadastros antes de refazer a operação.

Dúvidas relacionadas

P: Qual é a diferença entre vincular e mesclar um cliente? R: A vinculação cria uma associação preservando as informações individuais de cada cadastro, enquanto a mesclagem une as informações de dois cadastros em um só.

P: A mesclagem de cadastros de clientes pode ser desfeita? R: Não, após realizada, a mesclagem não pode ser desfeita pois unifica as informações em um registro único.

P: Onde fica localizado o botão para mesclar cadastros? R: A opção fica disponível em um botão no cadastro do cliente, na aba Clientes vinculados, logo após o vínculo ser realizado.

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