Como evitar cadastros de clientes duplicados

Visão geral

A trava de duplicidade de documentos impede o cadastramento de múltiplos clientes utilizando o mesmo CPF ou CNPJ no sistema. Essa regra de validação atua na contratação interna e considera todo o banco de dados da licença, incluindo cadastros que já se encontram desativados.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo para configurar a restrição do sistema contra a criação de cadastros duplicados com o mesmo CPF ou CNPJ ou para entender o motivo do bloqueio no momento de uma contratação interna.

Sintoma ou cenário

Tentativa de cadastrar um novo cliente informando um CPF ou CNPJ que já possui registro no sistema (ativo ou desativado), ou necessidade da empresa de evitar registros duplicados na base de clientes.

Benefício para o usuário ou operação

Prevenção de duplicidade de cadastros e dados redundantes no banco de dados da empresa;
Manutenção do histórico financeiro e operacional centralizado em um único cadastro por documento;
Mitigação de falhas em cobranças e emissões de notas fiscais decorrentes de múltiplos registros para o mesmo cliente.

Onde acessar / contexto de uso

Menu Clientes > submenu Clientes > Ícone de engrenagem amarelo (Configurações), no canto superior direito da tela.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com a permissão Configurações - Alteração (1061) ou Acesso Administrativo (1000);
Recursos Sistêmicos: Computador com acesso à internet e navegador recomendado (Google Chrome);
Insumos e Dados Técnicos: Definição da regra de negócio da empresa referente ao bloqueio de documentos duplicados.

Causas prováveis

Necessidade de padronizar a base de cadastros e evitar a criação de novos perfis para pessoas físicas ou jurídicas que já possuem registro prévio no sistema, mesmo em status desativado.

Como fazer ou corrigir

Antes de realizar a ativação, observe que a restrição passa a validar tanto os clientes ativos quanto os desativados. Quando a validação estiver ativa, o sistema impedirá a conclusão do cadastro caso o documento já exista na base.

Acesse o menu lateral esquerdo Clientes e clique no submenu Clientes.
Clique no ícone de engrenagem amarela de configurações, localizado na parte superior direita da tela.
Marque a opção Impedir cadastros de clientes duplicados.
Salve as alterações da tela de configurações.

Resultado esperado

O sistema passa a bloquear a inclusão de qualquer novo cliente cujo CPF ou CNPJ já esteja cadastrado na licença (seja em registro ativo ou desativado), exibindo um alerta impeditivo no momento da contratação interna.

Quando escalar

Escale o atendimento caso a opção tenha sido ativada nas configurações, mas o sistema continue permitindo a inclusão de clientes com o mesmo CPF/CNPJ sem emitir o bloqueio impeditivo.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
CPF ou CNPJ que apresentou a duplicidade não bloqueada;
IDs ou nomes dos clientes duplicados cadastrados;
Captura de tela (print) da tela de configurações de clientes demonstrando a trava ativada e da tela do cadastro duplicado concluído.

Regras importantes / Observações

A trava de verificação de duplicidade abrange inclusive clientes com cadastro em status desativado;
A restrição se aplica ao fluxo de contratação interna no sistema;
Uma vez ativada a opção, não será possível concluir o cadastro até que o documento duplicado seja corrigido ou o cadastro existente reutilizado.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema bloqueia o cadastro de um novo cliente informando que o CPF/CNPJ já existe, mas o cliente não é localizado na listagem.
Causa provável: O documento pertence a um cliente que se encontra desativado na base de dados.
Ação recomendada: Acesse a tela de listagem de clientes, aplique o filtro para exibir clientes desativados, localize o registro existente e faça a reativação do cadastro em vez de criar um novo.

Dúvidas relacionadas

P: O sistema valida a duplicidade de CPF/CNPJ para clientes desativados?

R: Sim, a trava de validação considera todo o banco de dados da licença, bloqueando o cadastro se o documento coincidir com um registro desativado.

P: Onde é ativada a restrição para proibir cadastros com documento duplicado?

R: A ativação é feita no menu Clientes > submenu Clientes, clicando no ícone de engrenagem amarela no canto superior direito e marcando a opção "Não permitir cadastrar clientes com um documento já existente (CPF/CNPJ)".

Palavras-chave de busca

bloquear cpf duplicado, proibir cnpj duplicado, cliente duplicado, nao permitir documento existente, configuracao cadastro clientes, trava de cpf